電子機器メーカーの新製品世界同時発売において、部門間対立と複雑な制約を乗り越え、
ワンストップフルサービスで納期遵守とコスト削減を同時実現した事例
技術部は「正確な技術情報を優先すべき」と数百ページの詳細マニュアルを準備しようとし、マーケティング部は「ユーザーに読みやすくデザインされた短いガイドが必要」と反論。コンテンツの方向性が定まらず会議は難航。
海外拠点からは「前回の製品ではマニュアルが発売日に間に合わず、現地で急遽コピー対応した」という苦情。物流部門は「また直前に大量発送を手配するのは無理だ」と悲鳴。
サステナビリティ目標としてCO2排出を前年比20%削減する方針。グローバル市場での同時発売は競合に先駆けるための戦略だが、一国でも準備が遅れれば全体の発売スケジュールに影響。
各部門のキーパーソンを集めてワークショップを開催し、課題を洗い出し。技術情報とマーケティング情報を統合したコンテンツ構成を提案し、双方のニーズを満たす解決策を提示。
製品ブランドイメージを損なわずに多言語対応可能なテンプレートを制作。各国語でもレイアウトが崩れないフォーマットを工夫し、図解やアイコンを多用して言語に依存しない理解を促進。
大豆インクの採用、水なし印刷技術によるVOC排出削減。WMSを用いて在庫システムと連携し、リアルタイムで可視化できる物流体制を構築。
文唱堂印刷のディレクターが技術部・マーケ部・環境推進室・物流部の代表者とキックオフミーティングを開催。現状の課題、各部の要望、発売スケジュールや制約条件を綿密にヒアリングした。
ヒアリング結果をもとに、技術文書とマーケ資料を統合したコンテンツ構成案を文唱堂側で作成。「技術詳細はオンライン化」「印刷物は要点と魅力を凝縮」という新方針を提案し、経営層の承認を得た。
文唱堂の編集者とデザイナーが共同で原稿整理とデザイン着手。技術部から提供された原稿を編集しユーザー目線の平易な表現にリライト、マーケ部からの写真や図版素材と組み合わせてページレイアウトを行った。
校了後、文唱堂印刷の自社工場にて一斉に各言語版マニュアルとカタログを印刷。環境対応紙・インクを使用し、印刷工程でも廃液削減等のプロセス管理を徹底した。
印刷物は直ちに文唱堂物流センターに移され、国・地域ごとに仕分け梱包。WMS上で各拠点の住所データと照合し送り状を発行、国際宅配便と国内トラック輸送を組み合わせた最適ルートで出荷した。
発売日までに全拠点への納品が完了。発売後、現場から収集したフィードバックをもとに、文唱堂と合同で成果を評価する会議を実施。想定より需要が多かった欧州向けマニュアルを追加増刷・発送するなど、発売直後のフォローにも迅速に対応した。
全ての国で発売日の2日前までにマニュアルとカタログが到着し、発売当日の混乱は皆無となった。以前は遅延が恒常化していたが、リードタイムは平均で5日短縮された。
企画・印刷・物流を一括で委託したことで、中間マージンや社内調整コストが削減され、トータルコストは従来比で約15%削減できた。
デザイン刷新により製品マニュアルの分かりやすさが向上し、販売代理店からは「問い合わせ対応が減った」という声が上がった。
印刷物の総ページ数削減と環境対応印刷により、紙使用量・CO2排出量は目標通り前年の同規模製品に比べ20%以上削減された。
文唱堂印刷との協働プロセスを通じて、社内では部門間の情報共有が進み、次回以降も統合チームで製品ローンチ準備をする体制が生まれた。「現場のリアルを踏まえた資料作りが重要だ」という共通認識が芽生え、社内の対立は大きく緩和された。